If you’re a member of a multimember limited liability company (LLC) taxed as a partnership, or if you’re a partner in a partnership, the LLC or partnership is a separate legal entity and should have its own bank account to pay for LLC or partnership expenses.
Nevertheless, it’s common for LLC members and partnership partners to pay for business expenses out of their own pockets.
For example, you may personally pay for business-related travel and meal expenses, car expenses, continuing education, professional dues, and home-office expenses.
How should such expenses be deducted? There are two ways—you can either
Obtaining Reimbursement
Unless your LLC or partnership won’t allow it, you can have the entity reimburse you for the expense. The reimbursed expenses are deductible by your LLC or partnership and tax-free to you, provided that the expenses are
Although LLC members and partners are not employees of the LLC or partnership, it’s a good idea to follow the accountable plan rules applicable to reimbursements of employee expenses by corporations.
An accountable plan is a set of procedures intended to ensure that your LLC or partnership doesn’t reimburse you for personal expenses. In brief, you must1
Your LLC or partnership deducts the reimbursed expenses on its own tax return (IRS Form 1065) as an “other deduction” on line 21.
Deducting the Expense on Your Personal Tax Return
The second alternative applies when the LLC or partnership will not reimburse the expenses.
In this situation, you deduct the business expenses as unreimbursed partnership expenses (UPE) on your personal tax return. This deduction not only reduces your taxable income for income tax purposes, but reduces self-employment income as well, so you pay less Social Security and Medicare tax.
But this deduction is allowed to you only if either3
Absent such a written statement or practice, no UPE may be deducted on your tax return.
The reasoning behind this rule is that if a partner or an LLC member has the right to be reimbursed by the partnership or LLC for an expense, and if such partner or LLC member does not seek reimbursement, it is not a “necessary” expense for that LLC member or partner.
Example. Dr. Magruder, a pathologist, was a member of a South Carolina group medical practice organized as a partnership. He regularly invited medical technologists employed by various hospitals he dealt with to join him for lunch and paid the cost out of his own pocket.
Dr. Magruder did not seek to have the lunch expenses reimbursed by his partnership; instead, he tried to deduct them as business expenses on his personal tax return. The IRS and the tax court disallowed the expenses because Dr. Magruder failed to show, through agreement or practice, that he was required to pay without reimbursement the cost of the lunches for the medical technologists.
Key point. Relying on a routine practice of not reimbursing expenses can lead to complications. The IRS may not believe the LLC or partnership really requires such a practice. It’s best to specify your reimbursement policy in your LLC or partnership agreement.
It is completely up to the members or partners to determine which business expenses to reimburse or not reimburse. For example, your agreement may provide that members or partners will be reimbursed for travel and meal expenses but not for other expenses such as home internet, professional dues, or continuing education.
If you want to take a business deduction for an expense you already paid personally that your partnership or LLC agreement doesn’t require you to pay personally, you should get the LLC or partnership to amend the agreement. It should be clear that partners or LLC members may properly incur such expenses that benefit the LLC or partnership but will not be reimbursed for those expenses.
Key point. An LLC or partnership agreement can be amended as late as the due date for the LLC or partnership return for the tax year (excluding extensions) and still be effective for the entire partnership year.
In addition, you must comply with all applicable recordkeeping and documentation requirements for the expense. Keep these records and receipts with your personal tax records. You don’t need to provide them to the LLC or partnership, because you are claiming the deductions on your Form 1040.
To deduct business expenses on your personal tax return, list them on Schedule E (Form 1040), Part II. Check the “yes” box on line 27 to indicate that you’re claiming unreimbursed partnership expenses. List the unreimbursed partnership expenses on a separate line in column (i) of line 28. Write “UPE” or “Unreimbursed Partnership Expenses” in column (a) of the same line. Do not combine these expenses with (or net them against) any other amounts from the LLC or partnership.
Technical note. Deducting these expenses on your own tax return will reduce your qualified business income for purposes of the 20 percent QBI deduction. But that’s minor compared to the benefit of the tax deduction.
Which Is Better?
Which is better: getting reimbursed by your LLC or partnership, or deducting the expenses on your personal tax return? Reimbursement is ordinarily better.
Example. Louis is a surgeon who is a 25 percent owner of a group practice organized as an LLC and taxed as a partnership. He takes a week-long trip to Paris to attend a medical convention that costs $10,000. He charges the whole amount on his personal credit card. He is in the 32 percent tax bracket.
If Louis deducts the $10,000 as UPE on his personal return, he reduces his taxes by $3,200 (32 percent of $10,000). His net cost of the trip is $6,800 ($10,000 – $3,200).
If the partnership reimburses Louis, he receives a $10,000 reimbursement, so at that moment his net cost is zero. But after the partnership recognizes the $10,000 expense, Louis recognizes 25 percent of it when the net income of the partnership is passed through to him. That $2,500 pass-through reduces his taxes by $800 (32 percent x $2,500). Louis’s net result is a personal net cash cost of $1,700.10
Key point. In this case, the LLC partnership reimbursement penalizes three members and rewards Louis.
Planning point. Individual deductions work best when there’s a disparity in expense activities that could leave partners and members unhappy with one another’s expenses.
If you want personal deductions for the expenses, make sure the partnership and LLC agreements clearly state that the partners and LLC members are expected to
Takeaways
Here are five takeaways from this article:
No te engañes: Gestiona correctamente los gastos pagados por los socios
Si eres miembro de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) con múltiples miembros que tributa como sociedad, o si eres socio en una sociedad, la LLC o sociedad es una entidad legal separada y debe tener su propia cuenta bancaria para pagar los gastos de la empresa.
No obstante, es común que los miembros de una LLC y los socios de una sociedad paguen ciertos gastos comerciales de su propio bolsillo.
Por ejemplo, es posible que pagues personalmente gastos relacionados con viajes y comidas de negocios, gastos de automóvil, educación continua, cuotas profesionales y gastos de oficina en casa.
¿Cómo deben deducirse estos gastos? Hay dos maneras:
- Obtener un reembolso de tu LLC o sociedad, la cual entonces deduce los gastos, o
- Deducir los gastos en tu declaración de impuestos personal.
Obtener Reembolso
A menos que tu LLC o sociedad no lo permita, puedes solicitar el reembolso de los gastos a la entidad. Los gastos reembolsados son deducibles por la LLC o sociedad y están exentos de impuestos para ti, siempre que:
- Sean deducibles como gastos de negocio.
- Estén debidamente documentados.
- Se presenten a tiempo para su reembolso.
Aunque los miembros de una LLC y los socios de una sociedad no son empleados de la entidad, es recomendable seguir las reglas de los planes responsables aplicables a los reembolsos de gastos de empleados en corporaciones.
Un plan responsable es un conjunto de procedimientos diseñados para garantizar que tu LLC o sociedad no te reembolse gastos personales. En términos generales, debes:
- Llevar un registro adecuado del gasto, cumpliendo con todas las normas de documentación y justificación aplicables.
- Presentar a tiempo tu informe de gastos y recibos a la LLC o sociedad.
- Devolver oportunamente cualquier pago que exceda lo que realmente gastaste en gastos de negocio.
Tu LLC o sociedad deduce los gastos reembolsados en su declaración de impuestos (Formulario 1065 del IRS) como una “otra deducción” en la línea 21.
Deducción del Gasto en tu Declaración de Impuestos Personal
La segunda alternativa aplica cuando la LLC o sociedad no reembolsa los gastos.
En este caso, puedes deducir los gastos de negocio como gastos no reembolsados de la sociedad (UPE, por sus siglas en inglés) en tu declaración de impuestos personal. Esta deducción no solo reduce tu ingreso sujeto a impuestos sobre la renta, sino que también disminuye tu ingreso por trabajo por cuenta propia, lo que reduce los impuestos de Seguro Social y Medicare.
Sin embargo, esta deducción solo está permitida si:
- Un acuerdo por escrito de la sociedad o LLC establece que los gastos no serán reembolsados, o
- La LLC o sociedad tiene una práctica habitual y establecida de no reembolsar estos gastos.
Si no existe tal acuerdo escrito o práctica establecida, no podrás deducir los UPE en tu declaración de impuestos.
La razón detrás de esta regla es que si un socio o miembro de la LLC tiene derecho a un reembolso y no lo solicita, entonces el gasto no se considera “necesario” para ese socio o miembro de la LLC.
Ejemplo
El Dr. Magruder, un patólogo, era miembro de un grupo de práctica médica en Carolina del Sur organizado como una sociedad. Regularmente invitaba a tecnólogos médicos de varios hospitales a almorzar y pagaba estos gastos de su propio bolsillo.
El Dr. Magruder no solicitó el reembolso de estos gastos a su sociedad, sino que intentó deducirlos como gastos de negocio en su declaración de impuestos personal. Sin embargo, el IRS y el tribunal tributario rechazaron la deducción porque el Dr. Magruder no pudo demostrar, a través de un acuerdo o práctica, que estaba obligado a cubrir estos gastos sin reembolso.
Punto clave
Depender de una práctica informal de no reembolsar los gastos puede generar problemas. El IRS puede no aceptar que la LLC o sociedad realmente opera bajo esta práctica. Lo mejor es especificar la política de reembolsos en el acuerdo de la LLC o sociedad.
Los miembros o socios pueden decidir qué gastos comerciales serán reembolsados y cuáles no. Por ejemplo, el acuerdo puede establecer que los socios serán reembolsados por viajes y comidas, pero no por internet en casa, cuotas profesionales o educación continua.
Si deseas deducir un gasto comercial que pagaste personalmente pero que el acuerdo de la sociedad o LLC no exige que cubras personalmente, lo mejor es modificar el acuerdo para aclarar que los socios pueden incurrir en ciertos gastos que beneficien a la LLC o sociedad pero que no serán reembolsados.
Modificación del Acuerdo
Un acuerdo de LLC o sociedad puede modificarse hasta la fecha límite de presentación de la declaración de la LLC o sociedad para el año fiscal correspondiente (excluyendo extensiones) y aún ser válido para todo el año fiscal.
Además, debes cumplir con todos los requisitos de documentación y registros para los gastos. Conserva estos registros y recibos junto con tus documentos fiscales personales. No es necesario entregarlos a la LLC o sociedad, ya que estás reclamando la deducción en tu declaración personal (Formulario 1040).
Para deducir estos gastos en tu declaración personal:
- Inclúyelos en el Anexo E (Formulario 1040), Parte II.
- Marca la casilla “sí” en la línea 27 para indicar que estás reclamando gastos no reembolsados de la sociedad.
- Registra los UPE en una línea separada en la columna (i) de la línea 28.
- Escribe “UPE” o “Unreimbursed Partnership Expenses” en la columna (a) de la misma línea.
- No combines estos gastos con otros montos de la LLC o sociedad.
Nota técnica
Deducir estos gastos en tu declaración personal reducirá tu ingreso comercial calificado (QBI) para efectos de la deducción del 20% por QBI. Sin embargo, este impacto suele ser menor en comparación con el beneficio de la deducción fiscal.
¿Qué Opción es Mejor?
¿Qué es mejor: obtener un reembolso de tu LLC o sociedad, o deducir los gastos en tu declaración de impuestos personal? Generalmente, el reembolso es la mejor opción.
Ejemplo
Louis es cirujano y posee el 25% de una práctica médica organizada como una LLC que tributa como sociedad. Viaja a París durante una semana para asistir a una convención médica, lo que le cuesta $10,000. Carga todo el gasto a su tarjeta de crédito personal. Su tasa impositiva es del 32%.
- Si Louis deduce los $10,000 como UPE en su declaración personal, reduce sus impuestos en $3,200 (32% de $10,000). El costo neto del viaje para él es $6,800 ($10,000 – $3,200).
- Si la sociedad reembolsa los $10,000 a Louis, él recibe el reembolso y su costo neto inmediato es $0. Sin embargo, cuando la sociedad reconoce el gasto de $10,000, Louis también reconoce el 25% de esa reducción de ingresos en su declaración personal, lo que equivale a $2,500. Esto le reduce sus impuestos en $800 (32% de $2,500).
- Costo neto total para Louis: $1,700.
Punto clave
En este caso, el reembolso de la LLC penaliza a los otros tres miembros y beneficia a Louis, ya que el gasto reduce los ingresos de la sociedad, afectando a todos los socios.
Punto de planificación
Las deducciones personales pueden ser una mejor opción cuando hay una desigualdad en los gastos entre los socios, lo que podría causar conflictos sobre qué gastos deben ser reembolsados por la sociedad.
Si prefieres deducir los gastos personalmente, el acuerdo de la sociedad o LLC debe establecer claramente que los socios o miembros:
- Pueden incurrir en gastos que beneficien directa o indirectamente a la LLC o sociedad, y
- Son responsables de pagar esos gastos personalmente y deducirlos en sus declaraciones de impuestos personales.
Conclusiones Clave
Aquí hay cinco puntos clave de este artículo:
- Los miembros de una LLC o socios que pagan gastos de negocio de su bolsillo pueden optar por solicitar un reembolso a la LLC o sociedad, o deducir los gastos personalmente como UPE, siguiendo reglas específicas para cada método.
- El reembolso por parte de la LLC o sociedad requiere seguir las reglas de un “plan responsable”, incluyendo documentación adecuada, presentación oportuna de los gastos y devolución de pagos en exceso.
- Las deducciones de UPE en declaraciones personales solo están permitidas si el acuerdo de la LLC o sociedad explícitamente prohíbe el reembolso o si existe una práctica consistente de no reembolsar estos gastos, respaldada por registros detallados.
- El reembolso suele ser más beneficioso para quienes tienen gastos comerciales elevados.
- Es crucial establecer políticas claras en el acuerdo de la LLC o sociedad para evitar conflictos y asegurar el cumplimiento de las normas fiscales.
